Notre politique de confidentialité

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Au moment de recueillir des renseignements personnels, au moyen jugé le plus approprié, nous vous informons quant aux modalités de la cueillette, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels, et obtenons votre consentement avant ou lors de la cueillette de ces renseignements personnels.

Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant en personne, par l’entremise de notre site Web, par la poste, par courriel, par clavardage en ligne ou par téléphone. À titre d’exemple, nous pouvons notamment collecter vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, soumettez une proposition d’assurance, remplissez un de nos formulaires, achetez un de nos produits, utilisez l’un de nos services ou communiquez avec nous. 

Directement auprès de vous
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de nos représentants, incluant nos courtiers et nos autres représentants autorisés. 

Directement auprès d’une personne liée 
Selon le produit ou le service que nous offrons, nous pouvons recueillir des renseignements auprès d’une tierce personne liée à vous. À titre d’exemple, cette personne peut être notamment un parent, un conjoint ou une autre personne à charge. Nous demandons leur consentement afin de recueillir vos renseignements personnels et ils attestent avoir obtenu votre consentement pour nous fournir vos renseignements personnels. Sachez que, même si nous obtenons vos renseignements personnels auprès d’une personne liée, vous conservez toujours un droit d’accès et de rectification sur vos renseignements personnels.

Auprès d’autres sources
Selon le produit ou le service que nous offrons, nous pouvons également recueillir ces renseignements personnels auprès d’autres sources, incluant, mais sans s’y limiter, de tout médecin, tout professionnel de la santé, tout hôpital, toute clinique, toute pharmacie ou tout autre établissement médical ou connexe, toute compagnie d’assurance, le gouvernement ou les autorités de réglementation, ou autre organisme, établissement ou personne ayant des dossiers ou des renseignements sur vous ou votre santé. Dans tous les cas, nous nous engageons à obtenir votre consentement préalablement à la collecte de vos renseignements personnels, que ceux-ci soient collectés par nous directement ou par l’entremise d’une tierce partie (sauf dans la mesure où la collecte auprès d’un tiers est autorisée par la loi).

Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous recueillons uniquement vos renseignements personnels qui nous sont nécessaires pour vous servir nos services et produits d’assurance, respecter nos obligations et toutes autres fins déterminées avant la collecte. Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet, tels que :

Renseignements d’identification

1. Prénom et nom
2. Adresse
3. Date de naissance
4. Numéro de téléphone
5. Adresse courriel
6. Sexe ou genre
7. Langue
8. Statut
9. Pays de résidence

Renseignements d’authentification

1. Identifiant
2. Mots de passe
3. Adresse IP
4. Numéro de passeport
5. Numéro d’assurance-maladie

Renseignements financiers

1. Renseignements relatifs à votre emploi
2. Information liée à vos transactions et opération (compte bancaire, date et montant de la transaction, etc.)

Renseignements médicaux

1. Renseignements auprès de tiers (médecin, hôpital, bureau de renseignements médicaux, etc.)
2. Dossier médical
3. Historique médical 
4. Bilan de santé
5. Renseignements sur votre style de vie
6. Renseignements relatifs à une intervention médicale subie
7. Numéro d’assurance-maladie

Renseignements sur vos services et produits

1. Numéro de police d’assurance
2. Montant assuré
3. Personnes autorisées au compte
4. Noms et coordonnés des bénéficiaires
5. Analyse de besoins d’assurance
6. Soumissions et propositions d’assurance
7. Renseignements sur une réclamation

Renseignements sur les communications découlant de votre relation avec nous

1. Préférence de communication
2. Historique, enregistrement et compte-rendu de vos communications avec nous
3. Communications écrites (courriel, clavardage, etc.)
4. Réponses aux communications (incluant les sondages)

Autres renseignements

1. Renseignements sur une assurance complémentaire (nom de l’autre assureur, numéro de contrat, etc.)
2. Renseignements sur vos voyages (date, nombre de jours de couverture, destinations, etc.)

Sachez que ce sont des exemples. Certains de ces renseignements personnels sont recueillis uniquement pour des produits et services précis. Conséquemment, nous ne recueillons pas les renseignements personnels qui y sont associés si vous ne détenez pas ces produits et services. Pour plus de clarté, par exemple, les renseignements sur vos voyages sont recueillis uniquement pour les produits comportant des garanties d’assurance voyage. 

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels?

En fonction des différentes interactions que nous pourrions avoir avec vous et sous réserve des utilisations permises par la loi, les renseignements personnels que vous nous fournissez ou qui sont recueillis auprès d’un tiers peuvent être utilisés aux diverses fins suivantes :

Vérifier votre identité

1. Évaluer votre admissibilité aux produits et services demandés
2. Établir la pertinence de nos produits et services en fonction de vos besoins et préférences ;
3. Étudier vos propositions et demandes de soumission d'assurance ;
4. Déterminer les exclusions particulières ;
5. Déterminer la prime d’assurance ;
6. Évaluer le risque d’assurance ; 

Administrer vos produits et services

1. Offrir les produits et services d'assurance ou tout autre service que nous croyons susceptibles de répondre à vos besoins ;
2. Traiter une transaction d’achat de service ou de produit ;
3. Traiter et payer vos demandes de réclamation et de règlement ; 
4. Administrer votre police d’assurance ;
5. Fournir nos services d’assistance médicale et d’assistance voyage ;
6. Transmettre des offres promotionnelles et rabais spéciaux personnalisés ;
7. Communiquer avec vous ; 
8. Répondre à une demande que vous nous avez adressée ;
9. Traiter les plaintes ;
10. Mettre à jour vos renseignements personnels dans vos dossiers ;

À des fins administratives internes

1. Évaluer le rendement de nos produits et services ; 
2. Améliorer nos produits et services ;
3. Assurer la qualité de nos produits et services ; 
4. Élaborer des pratiques et procédures de vérification interne ;
5. Assurer une bonne gestion des risques ;

Autres utilisations

1. Répondre aux demandes, aux mandats et aux ordonnances des organismes pouvant nous contraindre à divulguer vos renseignements personnels ;
2. En cas de brèches de sécurité et de fraude, prévenir, déceler rapidement, procéder à des enquêtes et informer les autorités compétentes, le cas échéant ; 
3. Nous aider à se conformer à nos obligations contractuelles, règlementaires et légales ; et
4. Toute autre utilisation prévue par la loi. Par exemple, la loi permet l’utilisation de vos renseignements personnels à d’autres fins, telles que : 

- Lorsque nous les avons anonymisées ;
- Lorsque nous obtenons le consentement exprès de la personne concernée ;
- Son utilisation est à des fins compatibles ;
- Son utilisation est manifestement à l’avantage de la personne concernée ; ou
- Son utilisation est nécessaire à d’autres fins prévues par la loi.

Quelle est l’étendue de la divulgation de vos renseignements personnels?

Nous limitons les renseignements que nous fournissons aux personnes autorisées aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Aux fins énumérées plus haut, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains tiers à qui il est nécessaire de les communiquer aux fins auxquelles ces renseignements sont recueillis incluant, aux personnes suivantes :

Au sein de notre organisation
Au sein de notre organisation, l’accès à vos renseignements personnels est limité à nos employés, nos dirigeants, nos administrateurs, nos mandataires, nos consultants, nos agents et nos représentants autorisés qui ont besoin d’accéder dans l’exercice de leurs fonctions.

À nos différentes filiales

À des partenaires et fournisseurs

1. D’autres organisations canadiennes de Croix Bleue ;
2. Medavie inc. (Croix Bleue Medavie) qui exerce certaines fonctions administratives de nos produits assurances santé ;
3. Des compagnies aériennes aux fins d’application de garanties d’assurance, notamment annulation voyage, perte de bagage, annulation et/ou retard de vol ; 
4. Nos réassureurs ; 
5. Votre médecin ou tout autre fournisseur de soins de santé spécialisés ;
6. Les institutions financières et autres parties avec lesquelles nous traitons des transactions financières en lien avec vos produits et services ; et
7. D’autres tiers partenaires et fournisseurs de services afin qu’ils puissent fournir des services en notre nom en lien avec l’administration de nos produits.

Dans les contrats conclus avec ces partenaires et fournisseurs de services, nous prévoyons des modalités relatives à la protection et au traitement de vos renseignements personnels. Nous leur exigeons notamment de préserver la confidentialité de ces renseignements personnels, d’utiliser ces renseignements personnels qu’aux fins de l’exécution du contrat, de procéder à la destruction des renseignements personnels à l’issu du contrat, de notifier notre Chef de la protection des renseignements personnels toute violation et toute tentative de violation des obligations de confidentialité ainsi que d’autoriser les vérifications relatives à leurs obligations de confidentialité par notre Chef de la protection des renseignements personnels. 

Aux entités auxquelles vous avez consenti à ce qu’elles nous transmettent vos renseignements personnels

Aux autres entités autorisées en vertu d’une loi ou d’une réglementation

Aux autorités, tribunaux et d’autres organismes d’application de la loi 

Nous devrons parfois communiquer certains de vos renseignements personnels lorsque la loi l’exige, comme dans le cas d’un mandat de perquisition, d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une assignation à témoigner. Il est également possible que nous soyons dans l’obligation de devoir communiquer vos renseignements personnels à des autorités réglementaires comme l’Autorité des marchés financiers (« AMF »). 
 

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Encadrement des membres de notre personnel
La protection de la confidentialité des renseignements personnels de nos clients est importante pour nous. Les membres de notre personnel accordent une grande importance à nos politiques et procédures en matière de sécurité et protection des renseignements personnels. Nous disposons d’excellents programmes de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels obligatoires pour tous nos employés. Nous nous engageons en tout temps à appliquer notre Politique de manière à respecter les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre de bonnes pratiques de l’industrie pour protéger les renseignements personnels que nous détenons et assurer un contrôle contre la perte, le vol et l’accès non autorisé à ces renseignements personnels, leur divulgation, leur reproduction, leur utilisation ou toute modification. Pour ce faire, nous avons aussi mis en œuvre des procédures, des pratiques et des normes raisonnables, appropriées et concordantes avec les exigences légales et réglementaires, incluant celles établies par l’AMF. 

Nous appliquons des mécanismes de sécurité pouvant prendre plusieurs formes :

Mesures de sécurité administratives

1. Limitation des accès à vos renseignements personnels aux personnes qui en ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions
2. Politiques et procédures en matière de sécurité et protection des renseignements personnels
3. Formation et sensibilisation à la protection des renseignements personnels obligatoire des membres du personnel

Mesures de sécurité physiques

1. Caméras de surveillance
2. Carte d'accès aux locaux
3. Agent de sécurité
4. Verrouillage des espaces restreints aux personnes qui en ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions
5. Entreposage sécurisé et numérisation des dossiers papier

Mesures de sécurité technologiques

1. Mots de passe
2. Chiffrement de données
3. Système de gestion des accès 
4. Surveillance et contrôle pour détecter les activités suspectes

Toute donnée est classifiée selon des critères définis en fonction de son niveau d’intégrité, son niveau de disponibilité ainsi que son niveau de confidentialité.  Les mesures de sécurités appropriées varient selon cette classification.  Les données de nature sensible tels que les renseignements personnels sont protégés en conséquence. 

Avis relatif à la transmission de renseignements personnels par courriel

Votre relation d’affaires avec nous pourrait vous amener à échanger des renseignements confidentiels avec nous par courriel. Cependant, vous comprenez que nous ne pouvons garantir la sécurité de tous les renseignements personnels que vous nous transmettez par courriel. Sachez que vous le faites donc à vos propres risques. De plus, lorsque vous communiquez avec nous par courriel, vous nous autorisez à communiquer avec vous par courriel. Afin d’assurer votre sécurité et la protection de vos renseignements personnels lors d’un échange de renseignements personnels par courriel, vous pouvez utiliser un logiciel de chiffrement ou un mot de passe. 

Par ailleurs, nous avons également mis à votre disposition un site de dépôt de documents sécurisé disponible à l’adresse suivante : https://qc.croixbleue.ca/depot. Nous vous recommandons d’utiliser ce site pour tout échange de renseignements personnels avec nous.
 

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

De manière générale, nous visons à conserver vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la finalité pour laquelle nous avons obtenu vos renseignements personnels. Vous devez toutefois comprendre que pour nous permettre de nous gouverner à titre d’assureur selon les bonnes pratiques de l’industrie, notamment pour la détection de la fraude ou pour l’évaluation des risques assurantiels, ou encore pour nous permettre de nous conformer à des exigences légales ou réglementaires, il est possible que nous soyons dans l’obligation de conserver vos renseignements personnels pour des périodes plus longues. À cet effet, nous avons établi un calendrier de rétention des données qui est disponible à l’ensemble de nos employés. Ce calendrier de rétention permet d’aider notre équipe à mieux gérer vos renseignements personnels et assurer leur conservation conformément à la législation et la réglementation qui nous aient applicable.

Qu’advient-il de vos renseignements personnels après la période de conservation?

À la fin de leur durée de conservation telle que prévue par notre calendrier de rétention des données, vos renseignements personnels sont détruits et/ou anonymisés de manière sécuritaire, conformément aux lois applicables, aux bonnes pratiques de l’industrie et à nos pratiques de sécurité adoptées de temps à autre. Pour plus de clarté, l’ « anonymisation » signifie que vos renseignements personnels ne peuvent plus permettre, de façon irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont hébergés et traités dans nos serveurs et des serveurs appartenant à nos tiers fournisseurs. Nous prenons les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, conformément aux lois en vigueur en matière de renseignements personnels et à la présente Politique. 

De plus, vous comprenez que tous les documents papiers comportant vos renseignements personnels que nous recevons sont présents dans nos structures informatiques. En effet, à des fins de sécurité et puisque nous sommes soucieux des enjeux environnementaux, nous favorisons désormais une culture sans papier. Conséquemment, nous procédons à la numérisation de ces documents papiers depuis plusieurs années et nous encourageons nos clients à utiliser nos formulaires électroniques et autres moyens de communications numériques pour réduire l’utilisation du papier. 

Notez également que vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés et communiqués à l’extérieur de votre province de résidence et/ou du Canada. En effet, à titre d’exemple, vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés sur des solutions infonuagiques, lesquelles peuvent nécessiter le transfert de données à l’extérieur de votre province de résidence ou même du Canada. Ainsi, en nous communiquant vos renseignements personnels, vous consentez au transfert de vos renseignements personnels hors de votre province de résidence, notamment dans des pays autres que le Canada. Si vos données sont transférées hors du Canada, les autorités gouvernementales locales pourraient y avoir accès, en conformité avec les lois applicables du pays en question. 
 

Accéder à vos renseignements personnels

À la réception d’une demande écrite de votre part, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels afin de vérifier leur exactitude ou leur exhaustivité et, au besoin, vous pourrez demander que vos renseignements personnels soient mis à jour et/ou corrigés. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès.

Vous pouvez demander une copie de vos renseignements personnels qui sont en notre possession. Un montant raisonnable peut toutefois être exigé afin de couvrir les frais de transcription, reproduction et de manutention. Vous serez informé des coûts avant la reproduction des documents.

Rectification de vos renseignements personnels

Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leurs collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez faire une demande de rectification par écrit. Nous y apporterons les modifications appropriées nécessaires. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez rectifier.

Suppression de vos renseignements personnels

Vous pouvez faire une demande par écrit de supprimer des renseignements personnels vous concernant si ceux-ci sont périmés ou non justifiés par l’objet du dossier. Au-delà de ces droits, nous pouvons refuser toute demande de suppression de vos renseignements personnels. Notamment, nous pouvons refuser une demande de suppression de vos renseignements personnels si la conservation de vos renseignements personnels est requise dans le cadre de nos activités d’assureur, est nécessaire à des fins de conformité avec une loi, un règlement ou avec une entente contractuelle, ou encore à toutes autres fins justifiant une telle conservation de vos renseignements personnels. 

Plainte relative à vos renseignements personnels

Dans un premier temps, vous pouvez présenter une plainte concernant vos renseignements personnels. Nous ferons enquête dans tous les cas de plainte. À la suite de cette enquête, si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation.

Si vous êtes d’avis que la loi n’a pas été respectée quant au traitement de vos renseignements personnels, vous avez également le droit de formuler une plainte par écrit auprès d’une autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels.

Comment sont traitées vos demandes et plaintes?

Vos demandes et plaintes sont très importantes pour nous. Des processus ont été mis en place afin que vos demandes soient traitées dans les 30 jours suivant leur réception. Sachez que, dans certaines circonstances permises par la loi applicable, la période de 30 jours peut être prolongée.

Pour toute information additionnelle concernant le traitement de vos renseignements personnels ou pour soumettre une demande ou une plainte relative au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez consulter les sections pertinentes de la présente Politique ou nous écrire à :

Chef de la protection des renseignements personnels
Association d’Hospitalisation Canassurance et ses filiales
1981, avenue McGill College, bureau 105
Montréal (Québec) H3A 0H6

Ou par courriel à :
renseignementspersonnels@qc.croixbleue.ca
 

Consentement pour la réception de courriels et infolettres

Lorsque la loi nous permet de vous envoyer des messages électroniques commerciaux ou lorsque vous consentez à recevoir des messages électroniques commerciaux de notre part, vous comprenez que cette correspondance peut comprendre notre infolettre, des contenus informatifs, des offres exclusives de produits et services ou des invitations à participer à des concours. 

En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement en nous écrivant à l’adresse électronique suivante : consentement@qc.croixbleue.ca. Notez que vous pouvez aussi toujours vous désabonner depuis les courriels commerciaux de Croix Bleue, en cliquant sur le lien « Se désabonner » dans le bas du courriel. 

À la suite de votre désabonnement, nous vous retirerons de nos listes dans un délai maximum de 10 jours ouvrables, conformément aux dispositions de la Loi canadienne anti-pourriel. 

Interaction avec l’assistant virtuel

L’assistant virtuel de Croix Bleue a été créé pour répondre à vos questions d’ordre général uniquement. Cet outil ne peut vous conseiller dans l'achat d'un produit d'assurance. Pour des raisons de confidentialité, veuillez ne pas transmettre vos renseignements personnels lors de vos interactions avec l'assistance virtuel. Sachez que vos interactions avec notre assistant virtuel peuvent être enregistrées lorsque vous utilisez cet outil.  

Liens vers les sites internet de tiers

Nos sites internet peuvent contenir des liens vers des sites internet ou des applications de tiers. Vous comprenez que ces tiers pourraient être en mesure de recueillir vos renseignements personnels et de les divulguer. Lorsque vous quittez notre site, notre Politique ne s’applique plus. Sachez que nous n’avons aucun contrôle sur les pratiques relatives aux renseignements personnels des sites de ces tiers. Il est de votre responsabilité de consulter la politique de confidentialité de ces tiers.
 

Cette Politique relative aux témoins de connexion fait partie intégrante de notre Politique de confidentialité. Elle détaille l’utilisation que nous faisons des témoins de connexion et des technologies similaires sur nos sites Internet ainsi que vos options de gestion des cookies et vous aide à prendre des décisions éclairées sur les informations que vous souhaitez partager avec nous sur nos sites Internet.

Votre consentement

Dans le cadre de votre visite de notre site Web, votre consentement à certains témoins de connexion (témoins) vous sera demandez à l’aide d’une fenêtre contextuelle communément appelée « pop-up ». Nous pourrons utiliser les témoins dans la mesure à laquelle vous y consentez.  

Qu’est-ce qu’un témoin de connexion?

Un témoin de connexion est des fichiers textes contenant de petites quantités d’information utilisés par un site Web qui permet d’enregistrer certaines informations reliées à votre navigation sur l’appareil que vous avez utilisé pour vous connecter à Internet. La plupart des pages Web comportent des éléments provenant de plusieurs domaines Web et votre navigateur peut recevoir des témoins de nombreuses sources lorsque vous notre site Web. 

Pourquoi utilisons-nous des témoins de connexion? 

Témoins strictement nécessaires 
Les témoins strictement nécessaires sont des témoins essentiels pour que le site Web soit fonctionnel et vous permettent de naviguer sur le site Web et d’accéder à ses fonctionnalités. Vous ne pouvez pas désactiver ces témoins de connexion. Vous pouvez configurer votre navigateur afin de bloquer ou être informé de l'existence de ces témoins de connexion, mais certaines parties du site Web peuvent être affectées.

Témoins de fonctionnalité 
Les témoins de fonctionnalité permettent d’améliorer et de personnaliser les fonctionnalités du site Web et d’optimiser l’expérience de nos utilisateurs sur notre site Web. Vous pouvez désactiver ces témoins de connexion. Dans un tel cas, une partie ou la totalité de ces services risquent de ne pas fonctionner correctement.

Témoins de performance 
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Témoins publicitaires et marketing 
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Comment pouvez-vous choisir vos préférences en matière de témoins de connexion?

Vous pouvez refuser l’utilisation de ces témoins qui ne sont pas nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité de notre site Web. 

De plus, la plupart des navigateurs Web vous permettent de contrôler la plupart des témoins de connexion en vous rendant dans leurs paramètres. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les instructions à cet effet sur le site de votre navigateur Web. Cependant, certains services ne fonctionneront pas ou fonctionneront partiellement si les témoins de connexion sont désactivés.